Kế hoạch có trách nhiệm thuế đôi bên cùng có lợi cho doanh nghiệp và nhân viên

Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy xem xét thiết lập một kế hoạch có trách nhiệm để cung cấp một số cứu trợ tài chính cho người lao động của bạn vì lợi ích thuế bị mất này. Đây là những gì bạn cần biết:

Khái niệm cơ bản về kế hoạch có trách nhiệm

Một kế hoạch có trách nhiệm giải trình là một bộ quy tắc mà một doanh nghiệp sử dụng để hoàn trả chi phí kinh doanh cho nhân viên. Nó được sử dụng để hoàn trả cho nhân viên chi phí đi lại, vật tư, công cụ và chi phí văn phòng tại nhà mà ban đầu nhân viên phải tự trả bằng tiền túi của họ.

Các doanh nghiệp tạo ra các kế hoạch có trách nhiệm vì một số lý do:

Để đảm bảo một nhân viên không phải trả tiền túi cho các chi phí liên quan đến kinh doanh. Điều này quan trọng hơn bao giờ hết với việc loại bỏ chi phí kinh doanh dưới dạng khấu trừ từng khoản.

Để đảm bảo các khoản bồi hoàn sẽ không được coi là thu nhập chịu thuế cho nhân viên

Để đảm bảo khoản hoàn trả chi phí được khấu trừ cho doanh nghiệp

Yêu cầu để giữ kế hoạch miễn thuế

Mặc dù có những lợi ích về thuế cho cả người sử dụng lao động và người lao động, nhưng có một số quy tắc về thuế phải được tuân theo. Chìa khóa trong số đó là:

Các chi phí được khấu trừ phải được thanh toán hoặc phát sinh trong khi thực hiện các dịch vụ với tư cách là nhân viên.

Các chi phí phải được hạch toán và báo cáo cho người sử dụng lao động trong một khoảng thời gian hợp lý.

Bất kỳ khoản hoàn trả hoặc trợ cấp vượt quá nào phải được trả lại cho người sử dụng lao động trong một khoảng thời gian hợp lý.

Nếu những yêu cầu này không được đáp ứng, các khoản bồi hoàn sẽ bị đánh thuế cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

Thách thức thanh toán vượt mức

Người sử dụng lao động nên xem xét các vấn đề thanh toán vượt mức tiềm ẩn có thể đưa ra các kế hoạch có trách nhiệm. Khoản thanh toán vượt mức thường xảy ra khi doanh nghiệp tạm ứng cho chuyến công tác và nhân viên chi tiêu ít hơn số tiền tạm ứng. Trong trường hợp này, người lao động cần trả lại số tiền trả thừa trong một khoảng thời gian hợp lý.

Để đáp ứng tiêu chuẩn của IRS về một khoảng thời gian hợp lý, nhân viên phải:

Nhận tạm ứng trong vòng 30 ngày kể từ khi người đó phát sinh chi phí.

Hạch toán đầy đủ các chi phí trong vòng 60 ngày sau khi chúng được thanh toán hoặc phát sinh.

Trả lại bất kỳ khoản hoàn trả vượt quá nào trong vòng 120 ngày sau khi chi phí đã được thanh toán hoặc phát sinh.

Nhận được một tuyên bố định kỳ (ít nhất là hàng quý) yêu cầu hoàn trả hoặc giải trình đầy đủ các khoản tạm ứng chưa thanh toán và họ tuân thủ trong vòng 120 ngày kể từ ngày tuyên bố.

Tạo một kế hoạch chịu trách nhiệm bằng chứng kiểm toán

Mặc dù bạn không phải chính thức gửi một kế hoạch có trách nhiệm giải trình cho IRS, nhưng điều quan trọng là phải lập một kế hoạch bằng văn bản trong trường hợp IRS phản đối các lợi ích về thuế. Sau khi nhân viên chứng minh đúng các chi phí của họ, hãy lập hồ sơ và lưu giữ tài liệu về các chi phí này.

Các kế hoạch có trách nhiệm mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp của bạn, nhưng chỉ khi bạn biết và tuân theo các quy tắc. Tốt nhất là luôn xem lại kế hoạch của bạn mỗi năm một lần và yêu cầu trợ giúp để đảm bảo kế hoạch của bạn sẽ đáp ứng các tiêu chuẩn của IRS.